No mucho tiempo atrás entendí la necesidad de enfocarse en pocas cosas para realmente dominarlas, generar valor o encontrar soluciones (que es distinto a informarse de otras cosas interesantes para tener “range“). Claro que antes de eso yo también me ahogaba en el mar de pendientes en el que navegamos todos los días, e incluso tenía la sensación equivocada de que era productivo hacer tantas cosas a la vez.

Si Peter Drucker explica muy bien la diferencia entre productividad y eficacia en The Effective Executive, y que lo que importa para el trabajador de hoy, el knowledge worker, es justamente la eficacia, con Deep Work entenderás el por qué enfocarnos es la estrategia más eficaz y cómo explorar algunas tácticas para lograrlo.

Dicen que el tiempo es muchas veces más importante que el dinero, pero la otra moneda valiosa de nuestros tiempos es la atención: ¿de qué sirve disponer de tiempo cuando partimos toda nuestra jornada en cientos de intervalos en los que hacemos muchas tareas, gran parte sin relevancia? Si el tiempo ha tomado valor, es porque sabemos que es escazo. El problema con la atención es que todavía no la entendemos así.

¿Tienes el email abierto para responder cuanto antes cada mensaje? ¿Revisas el Whatsapp cada vez que llega una notificación? ¿Tu calendario tiene más tiempo en reuniones que en sesiones de trabajo real? ¿Le dices sí a casi todo proyecto u oportunidad de negocio? Creo que la mayoría respondería sí a casi todo lo anterior, así que no estás solo, pero sí tienes un gran problema: todo eso es “busyness” (lo haces porque todo el mundo lo puede ver) y por lo tanto no estás en modo deep work (y no harás la diferencia).

Algunos dirían que es culpa de la tecnología que nos distraigamos con tanta información. Puede ser, pero como alguna vez entendí: no importa quién tiene la culpa, sino quién es responsable. Y en este caso el único responsable de cuidar tu capacidad de prestar atención, eres tú.

Lo interesante es que sí es posible organizarse para hacer deep work. Más interesante aún es que pocos estaremos dispuestos a los “sacrificios” que esto conlleva pues pocos podrán competir con lo que vas a crear.

Cuando dejes de existir nadie recordará la cantidad de Whatsapps que respondiste, los emails que leíste, las horas que trabajaste y las 40 reuniones que tuviste esta semana. Tu transcedencia está asociada a lo que construyes y para eso necesitas enfocarte. Tú decides.

Principales ideas

• Deep Work: Actividades profesionales ejecutadas en un ambiente de alta concentración y que llevan tu capacidad cognitiva al límite. Este esfuerzo crea valor, mejora tus habilidades y es difícil de replicar.
• Shallow Work: Tareas no demandantes cognitivamente, de tipo logístico, usualmente ejecutadas mientras se está distraído. No generan valor y son fáciles de copiar.
• Deep Work Hypothesis: La habilidad de ejecutar deep work se está volviendo cada vez más rara al mismo tiempo que más valorada, de manera que aquellos que cultiven esta capacidad y la conviertan en el centro de su estilo de vida, triunfarán.
• ¿Por qué es importante el deep work?
  • Es valioso
  • Es raro
  • Está lleno de significado
• En la nueva economía serán 3 los tipos de persona que podrán sobresalir: los que saben manejar máquinas inteligentes (high skilled), los mejores en su campo (stars) y los que tienen acceso a capital (owners).
• Las habilidades necesarias para triunfar en la nueva economía son: dominar rápidamente cosas difíciles o producir a un alto nivel en términos de velocidad y calidad.
• El deep work ayuda a dominar rápidamente cosas difíciles a través de la práctica deliberada, en donde uno enfoca su atención en una habilidad específica a dominar y se recibe retroalimentación que permite concentrar la atención en las partes más productivas.
• La mielina es una sustancia que facilita la transmisión de impulsos cerebrales, que es a lo que se puede reducir toda habilidad. El hecho de enfocarse intensamente en algo durante largos periodos de tiempo incrementa la segregación de mielina sobre los respectivos circuitos, aumentando la capacidad de transmitir impulsos futuros.
• Trabajo de Alta Calidad = Tiempo empleado x Intensidad de enfoque
• Cuando uno cambia de una tarea a otra, un residuo de tu atención se queda en la primera
• Existen algunas posiciones en las que el deep work no es valorado, ni necesario: vendedores, lobistas, gerentes de control (justamente su trabajo consiste en continuas “interrupciones”)
• En un ambiente laboral, cuando no se tiene clara retroalimentación del impacto en la última línea de algún comportamiento, tendemos a hacer lo más fácil en ese momento.
• Busyness as a Proxy for Productivity: en ausencia de indicadores que midan productividad real, varios knowledge workers se concentran en indicadores industriales de productividad: hacer más de lo que se puede ver.
• Hemos hecho del internet sinónimo de la revolución de negocios y gobierno, tanto que cualquier cosa que tenga que ver con internet es “buena”.
• El deep work, le puede dar significado a nuestras vidas en la medida que define en qué ocupamos nuestra atención (por lo tanto en qué no), y nosotros somos finalmente lo que pensamos, sentimos y hacemos.
• Las mejores cosas se producen cuando estamos en flow, que es un estado mental en el que nuestra mente se esfuerza al máximo para conseguir algo difícil pero que vale la pena (retador). Este estado se puede alcanzar con deep work.
• Cultivar la capacidad de hacer trabajo “artesanal” es otro de los beneficios del deep work, dándole más sentido a la vida.
• ¿Cómo aplicar deep work?
  • Trabajar profundamente
  • Bienvenido el aburrimiento
  • Deja la redes sociales
  • Elimina lo superficial

Trabajar Profundamente

• Tenemos una cantidad finita de voluntad, es decir, se cansa como un músculo. Por esto debemos establecer rutinas y hábitos para maximizar su aprovechamiento.
• Se pueden establecer estas filosofías de programación del trabajo profundo:
  • Monastic: minimizar al extremo el shallow work
  • Bimodal: dividir tiempo para deep (mínimo 1 día a la semana) y shallow work
  • Rhytmic: programar sesiones de deep work
  • Journalist: intervalos cortos de deep work cada vez que se pueda
• No tiene sentido esperar por la inspiración. Hay que programar los momentos para crear.
• Hacer un gran gesto, como gastar dinero o esfuerzo en llevar a cabo el deep work (p.e.: ambiente pagado), genera más compromiso.
• El mejor ambiente es aquel que combina espacios para el trabajo profundo solitario y pasillos para la coordinación natural con otros colegas (NO al open office)
• Una estrategia interesante respecto a cómo implementar el deep work es 4DX (Four Disciplines of Execution):
  • Enfocarse en lo realmente importante
  • Accionar sobre las lead measures (miden comportamientos hoy que impactarán en los objetivos finales), no en las lag measures (lo que al final queremos conseguir)
  • Mantener un tablero de control llamativo
  • Crear una cadena de responsabilidad
• El 4DX se basa en que la ejecución (cómo) siempre es más difícil que la estrategia (qué)
• Razones para “apagar” (shutdown) completamente el trabajo todos los días:
  • El downtime ayuda a acceder a insights (UTT – Unconscious Thought Theory)
  • El downtime ayuda a recargar energía para volver a deep work (ATT – Attention Restoration Theory)
  • El trabajo que se puede hacer en downtime no es importante
• Para que el shutdown realmente funcione: compromiso total (salvo emergencias), revisar fuentes de generación de trabajo (email, calendario), transferir pendientes a listas/calendario

Aceptar el Aburrimiento

• Es imposible lograr los altos grados de concentración si queremos llenar cada momento libre con cualquier cosa.
• La gente que hace multitasking no puede filtrar la irrelevancia. Están crónicamente distraídos.
• No tomar descansos de la distracción. Tomar descansos del deep work..
• Simplemente esperar y aburrirse es algo novedoso en esos tiempos, pero el mejor entrenamiento para la concentración
• Meditación productiva: concentrarse en un solo problema cuando estás ocupado físicamente (no mentalmente) en otra cosa, como caminando, bañándote o nadando. Para esto es necesario estructurar el pensamiento (guardar variables, definir siguiente problema y consolidar aprendizaje)
• Un efecto lateral del entrenamiento de la memoria es mejorar la capacidad para concentrarse.

Deja las Redes Sociales

• Enfoque “cualquier beneficio” para seleccionar una herramienta: cuando uno justifica el uso de algo solo porque tiene algún beneficio o porque te puedes perder de algo si no lo usas. Lo correcto sería evaluar el costo/beneficio.
• Enfoque “artesano” para seleccionar una herramienta: identifica los factores clave que determinan el éxito y la felicidad en tu vida, de manera que solo selecciones herramientas cuyo aporte en estos factores sea mayor a sus costos.
• Ejercicio minimalista: empaca todas tus cosas, vas sacando lo que necesitas, deshazte de todo lo que no salió de la caja.
• No te dejes engañar por la cantidad de gente a la que supuestamente le importas (es adictivo). La mayoría te sigue por reciprocidad
• Planifica tu tiempo libre para que no se gaste en lo que venga sino en lo que realmente vale la pena

Elimina lo Superficial

• Una vez alcanzada la capacidad límite para deep work se generarán retornos cada vez menores. Las tareas superficiales no hacen daño a menos que por tener tantas reduzcas la capacidad de hacer deep work.
• Planifica cada minuto de tu día: agenda bloques de mínimo media hora, sobredimensionando un poco la duración y dejando espacios libres para temas imprevistos.
• Detector de deep work: ¿Cuánto tiempo le tomaría (en meses) a un recién graduado sin experiencia o entrenamiento especializado, llevar a cabo la tarea?
• Hay que ser increíblemente cauto con usar la palabra más influyente en la productividad: “yes”
• Oportunidades de mejora con el email:
  • No todo lo que llega a la bandeja tiene la misma prioridad. Mucho ni merece respuesta
  • Es responsabilidad del remitente que valga la pena responder su email
  • Process Centric Aproach: identificar proceso asociado, status actual y siguientes pasos (no respuestas cortas) 

Citas importantes

• … moving information around like a human network router (using email)
• Clarity about what matters provides clarity about what does not.
• Who you are, what you think, feel an do, what you love – is the sum on what you focus on
• … waiting for inspiration to strike is terrible, terrible plan. In fact, perhaps the single best piece of advice I can offer to anyone trying to do creative work is to ignore inspiration.
• … mental faculties are capable of a continuous hard activity.; they do not tire like an arm or a leg. Al they want is change – not rest, except in sleep.
• …confront the possibility that your best is not (yet) that good.

¿Qué aprendí de nuevo?

Ya había leído antes Digital Minimalism del mismo autor y con ello me convencí de la necesidad de salir de las redes sociales y entendido mejor la importancia de aplicar el principio del costo/beneficio antes decidir sobre incorporar más tecnología a mi vida (digamos, algunos “para qué”). Deep Work es una generalización de lo anterior en donde aquello que hay que eliminar no es solo la tecnología de bajo retorno, sino toda actividad superficial. Pero además, explica muy bien algunos “por qué” (mielina, busyness)  y muchos más “para qué” (darle sentido a la vida).

¿Con qué no estoy de acuerdo?

Sí coincido con que para algunas personas el deep work podría no ser importante, pues justamente “comercian” con la interacción (o interrupción). Por ejemplo, un vendedor probablemente necesita contestar todas las llamadas de prospectos de inmediato, para lo cual tiene que estar en modo disponible todo el tiempo. Pero creo que incluso ese vendedor debería tomarse un tiempo de enfoque de vez en cuando para trabajar a fondo una propuesta compleja, diseñar una solución para un cliente o revisar su metodología de trabajo.

Por otro lado, pienso el trabajo profundo no es solo para la parte profesional de tu vida. Explorar con intensidad algún hobby, aprender un idioma o tocar un instrumento aplican también perfectamente como actividades que pueden generar significado en la vida de una persona.

¿Qué ha cambiado en mi luego de leerlo?

Estoy completamente decidido a incorporar el deep work en mi vida, no solo por todo lo que quiero crear o construir sino porque he probado la satisfacción que generan estos momentos. Ya puedo hacer deep work de vez en cuando, pero me falta mucho para incrementar la participación en mis jornadas (hay trabajo superficial que aún debo hacer). Además, voy a empezar a implementar mi propia estrategia, siguiendo varias de las ideas del libro.